Proceso de dirección y mejora contínua
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
3. Matriz de comunicación
4. Procedimientos obligatorios del SGC
- Procedimiento de acciones correctivas
- Procedimiento de control de registros
- Procedimiento de elaboración y control de documentos
- Procedimiento de acciones preventivas
- Procedimiento servicio no conforme
- Procedimiento de Auditoria Interna
5. Procedimientos del proceso
- Procedimiento de Dirección y Mejora Continua
- Procedimientopara las Reuniones del Comité Directivo y del Equipo Operativo del SIGES
6. Formatos
-
- Encuesta de Satisfaccion al Usuario
- Programa anual de auditoria
- Registro de acciones correctivas
- Registro de acciones preventivas
- Registro de servicio no conforme
- Reporte de auditoria
- Formato de Distribucion de Copias Controladas
- Registro Evaluación Auditores
- Listado de Asistencia
- Acta de Reunión
- Informe de Revisión por la Dirección
- Plan de Auditoria
7. Listado maestro de documentos internos
8. Listado maestro de documentos externos
9. Mapa de riesgo
10. Matriz de control de registros
11. Cuadro Control de Objetivos – Resultado del Indicador
- 11.1 Cuadro Control de Objetivo- Resultado del indicador 2015
- 11.2 Cuadro control de Objetivo- Resultado del Indicador 2016
- 11.3 Cuadro Control de Objetivo- Resultado del indicador 2017
12. Matriz Control de Modificación de Formatos
Proceso de Planeación Estratégica
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Indicador de cumplimiento financiero PA
- Indicador de seguimiento del PA
- Indicador de efectividad del PA
3. Matriz de comunicación
4. Procedimientos
- Procedimiento para la asesoria de municipios
- Procedimiento de formulación y evaluación del plan de acción
- Procedimiento Solicitud de Cartografia
- Procedimiento concertación componente ambiental de los POT
- Procedimiento para la atención de solicitudes einformes
- Procedimiento Banco de Proyecto
- Procedimiento elaboración de estudios previos y pliegos de condiciones
- Procedimiento de diseño y desarrollo
- Procedimiento para elaboración del Concepto Técnicos a los planes de desarrollo de los municipios de la jurisdicción
- Procedimiento de evaluación del POT
5. Matriz de control de registros
6. Mapa de riesgo
7. Listado maestro de documentos internos
8. Listado maestro de documentos externos
9. Matriz Control Modificación de Formato
10. Formatos
-
- Base de Datos de Solicitudes Y/O Proyectos Recibidos
- Formato de Solicitud de Información en el Área SIG para Usuarios Internos
- Registro de Asesoria
- Registro de Correspondencia de Planeación Estrategica
- Licencias de Uso y Derechos de Autor de la Información Cartográfica
- Visita Técnica Preliminar Para Estudios Previos
- Matriz de Revisión de Sitios para Proyectos de Dragado y Relimpia
- Hoja de Calculo para Estimación de Volúmenes de Dragado
- Registro de Supervision en Campo
- Matriz de Seguimiento de Proyecto
- Acta de Recibo a Satisfacción de Obra
Proceso de Comunicación y Prensa
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Documentos Noticiosos Divulgados por Programa
- Salidas de Campo
- Indicador Realización de Campañas Institucionales
3. Procedimientos
4. Mapa de Riesgos
5. Matriz Control de Registros
6. Matriz de Comunicaciones
7. Listado Maestro de Documentos Internos
8. Listado Maestro de Documentos Externos
9. Matriz de Control de Modificaciones de Formatos
10. Plan Estratégico de Comunicaciones
11. Formatos
Proceso de Licenciamiento, Permisos y Trámites Ambientales
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Indicador aprovechamiento forestal eficiencia
- Indicador aprovechamiento forestal eficacia
- Indicador aprovechamiento forestal efectividad
- Indicador licencia ambiental eficiencia
- Indicador licencia ambiental eficacia
- Indicador licencia ambiental efectividad
- Indicador resuelve solicitudes eficiencia
- Indicador resuleve solicitudes eficacia
- Indicador resuleve solicitudes efectividad
3. Matriz de comunicación
4. Listado maestro de documentos internos
5. Listado maestro de documentos externos
6. Procedimientos
- Procedimiento aprovechamiento forestal
- Procedimiento concesión de aguas superficiales y subterraneas
- Procedimiento para trámite concepto ambiental INCODER
- Procedimiento para trámite de comercialización y aprovechamiento de fauna silvestre
- Procedimiento para trámite de ocupación de cauces, playas y lechos
- Procedimiento permiso de vertimientos
- Procedimiento para trámite aprovechamiento árboles aislados
- Procedimiento para trámite permiso de emisiones atmosféricas fuentes fijas
- Procedimiento para trámite renovación de permiso de emisiones atmosféricas fuentes fijas
- Procedimiento para Trámite de Planes de Manejo Ambiental y Resuelve Solicitudes
- Procedimiento Solicitud de Licencias Ambientales
- Procedimiento de Notificación y Publicación de Actos Administrativos
7. Formatos
- Registro de servicios no conformes
- Control de Solicitudes Internas y Evaluaciones Entregados
- Correspondencia Entregada a Abogados Oficina Jurídica
- Registro de Correspondencia Secretaría General
- Registro de Envío Correspondencia Tramitada en Oficina Jurídica
- Formato de Notificación Electrónica
- Registro de envío documentación a otras áreas
- Formato préstamo de resoluciones
- Registro de enviados a Dirección
- Formato registro de envío de resolución al área jurídica
- Registro de Entrega a Archivo
8. Mapa de riesgo
9. Matriz de servicio no conforme
10. Matriz control de registros
11. Matriz Control de Modificación de Formatos
Proceso de Gestión Ambiental
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Indicador Quejas Tramitadas Oportunamente
- Indicador de visitas de seguimiento de municipios
- Indicador Quejas Atendidas
- Indicador visitas de seguimiento
3. Matriz de comunicación
4. Procedimientos
- Procedimiento de pruebas de bombeo
- Procedimiento de atención a quejas
- Procedimiento de educación ambiental
- Procedimiento de seguimientos ambientales
- Procedimiento de monitoreo de la calidad de agua
- Procedimiento destino final flora
- Procedimiento destino final fauna
- Procedimiento de liquidación de tasa por uso de agua
- Procedimiento para la realización de la programación
- Procedimiento para adiciones a la programación
- Procedimiento para cancelación de la programación
- Procedimiento Sancionatorio Ambiental
- Procedimiento Adquisiciones Bibliograficas del Centro de Documentación
- Procedimiento Atención a Usuarios Externos
- Procedimiento Atención a Usuarios Internos
5. Matriz de servicio no conforme
6. Mapa de riesgo
7. Matriz control de registros
8. Listado maestro de documentos internos
9. Listado maestro de documentos externos
10. Formatos
- Cronograma de actividades educación ambiental
- Registro de Visitas
- Formato Prueba de Bombeo
- Programación Semanal de Visitas
- Libro de Atención de Quejas GRI
- Registro de Adición a la Programación General de Visitas
- Registro Relación de Conceptos Técnicos Enviados al Área Jurídica
- Registro Recepción de Quejas
- Registro Relación de Conceptos Técnicos Entregados para Radicación Procesos de Gestión Ambiental y Licenciamiento
- Registro y Control de Solicitudes Internas y Evaluaciones Entregados
- Visita de Usuarios Internos
- Visita de Usuarios Externos
- Control de Prestamo de Documentos
- Ingreso de Adquisiciones Bibliograficas
- Solicitud de Información en Medio Magnético
- Correspondencia Interna Enviada
- Solicitud de Prestamos de Documentos – MI
11. Matriz Control de Modificación de Formatos
Proceso de Laboratorio
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Análisis satisfactorio de resultados
- Atención de quejas
- Cumplimiento de entrega de informe de resultados
3. Matriz de comunicación
4. Procedimientos
- Procedimiento sistema de documentación
- Procedimiento control de documentos
- Procedimiento Control de registro
- Procedimiento Normas para Modificación de Documentación
- Procedimiento acciones preventivas y correctivas
- Procedimiento elaboración de informes
- Procedimiento control de correspondencia
- Procedimiento trabajo no conforme
- Procedimiento prevención de influencias indebidas
- Procedimiento de programación toma de muestras
- Procedimiento almacenamiento acceso y disposición de registros de informes
- Procedimiento de quejas y reclamos
- Procedimiento control de archivo de documentos
- Procedimiento de entrada, almacenamiento y manejo de muestras
- Procedimiento de confidencialidad de informe de resultado
- Procedimiento Selección, Entrada y Manipulación de Equipos
- Procedimiento de Encuesta de Satisfacción al Cliente
- Procedimiento de Servicio al Cliente
- Procedimiento de Solicitud de Compra, Mantenimiento y Calibración de Equipos
5. Listado maestro de documentos internos
6. Listado maestro de documentos externos
7. Matriz de servicio no conforme
8. Mapa de riesgos
9. Formatos
- Solicitud Servicio Laboratorio
- Parametros Analizados
- Ficha Tecnica de Equipos
- Listado de Equipos de Laboratorio
- Acta de Confidencialidad
- Registro y Control de Muestras
- Registro de Modificaciones a Formatos
- Acciones Correctivas y Preventivas
- Quejas y Reclamos
- Control de Copias
- Control de Quejas y Reclamos
- Control de Entrega de Informes
- Respuesta a Quejas y Reclamos
- Informe de Resultados
- Comunicación Interna
- Seguimiento de Recepción de Informes y Diligenciamiento de Encuestas
- Programa de Mantenimiento y Calibración de Equipos
Proceso de Contratación
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Indicador aumento de contratos celebrados
- Indicador cumplimiento a satisfaccin de contratos
- Indicador cumplimiento de los plazos contractuales
3. Matriz de comunicación
4. Procedimientos
- Procedimiento de licitación pública
- Procedimiento de selección abreviada
- Procedimiento de contratación directa
- Procedimiento de Selección de Mínima Cuantía
- Procedimiento Concurso de Méritos
5. Formatos
- Préstamo de contratos
- Registro de correspondencia interna
- Reevaluación de proveedores
- Formato para Trámite de Cuentas
- Formato Control Individual de Pagos Contratos y Ordenes
- Formato Aprobación de Poliza
- Formato Información de Contratistas
- Acta de Liquidación
- Formato Lista de Chequeo de Contratos
- Acta de Recibo Final de Obra
- Acta de Recibo de Veedurias
- Acta de Inicio
- Acta de Conformación de Veedurias
- Acta de Cierre de Expediente
- Acta de Suspensión
- Acta de Reinicio
- Acta de Terminación anticipada por Mutuo Acuerdo
- Acta de Mayores y Menores Cantidades
6. Mapa de riesgo
7. Listado maestro de documentos externos
8. Listado maestro de documentos internos
9. Matriz control de registros
10. Matriz Control de Modificación de Formatos
11. Instructivo formato reevaluación de proveedores
Proceso de Gestión de Talento Humano
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Indicador actividades de capacitación
- Indicador cobertura de inducción
- Indicador evaluación de desempeño
- Indicador Cumplimiento de las Competencias del personal
- Indicador Capacitaciones por Procesos
4. Procedimientos
- Procedimiento aprobación de solicitudes de permisos
- Procedimiento de archivo y actualización de hojas de vida
- Procedimiento de selección personal de carrera administrativa
- Procedimiento evaluación de desempeño
- Procedimiento licencia no remunerada
- Procedimiento otorgamiento de vacaciones
- Procedimiento para capacitación alto nivel
- Procedimiento para las comisiones con derecho a viáticos fuera de la jurisdicción de cardique
- Procedimiento para la asistencia a seminarios, talleres, cursos entre otros
- Procedimiento para solicitud de certificado laboral
- Procedimiento para el ingreso y salida de funcionarios de las instalaciones de cardique
- Procedimiento de Bienestar Social
- Procedimiento de Liquidación de Cesantias
- Procedimiento para realizar un encargo a un funcionario de Carrera Administrativa
- Procedimiento para realizar rotación de personal en cargos de igual nomenclatura
- Procedimiento para realizar una comisión de servicios en un cargo de libre nombramiento y remoción
- Procedimiento para retiro del servicio
- Procedimiento para la elaboración de la nomina
5. Mapa de riesgos
6. Matriz control de registros
7. Listado maestro de documentos externos
8. Listado maestro de documentos internos
9. Matriz Control de Modificación de Formatos
Proceso de Infraestructura
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Indicador categorías de proveedores
- Indicador programa General de mantenimientos
- Indicador necesidades atendidas
- Indicador Verificación de los productos comprados
3. Matriz de comunicación
4. Matriz de control de registro
5. Listado maestro de documentos internos
6. Listado maestro de documentos externos
7. Procedimientos
- Procedimiento PlanAnual de Adquisiciones
- Procedimiento para Otorgar, Modificar y Retirar el Acceso a Usuarios en los Sistemas
- Procedimiento Publicación Portal Web y SECOP
- Procedimiento para la Realización de Inventario
- Procedimiento para Dar de Bajalos Bienes
- Procedimiento de Servicios Generales
- Procedimiento de Entrada y Salida de Bienes
8. Formatos
- Programa Semanal Salón de Eventos
- Hoja de vida de equipos
- Inspección mensual de lancha
- Inspección semanal motos
- Inspección semanal vehículos
- Programa semanal salón de eventos
- Registro de salida de bienes
- Registro solicitud préstamo de Bienes
- Registro control extintores
- Programa mantenimiento de equipos de cómputo
- Registro de Verificación Metrológica de Geoposicionador (GPS)
- Registro de soporte de consumo de gasolina y aceite
- Registro de Mantenimiento de Equipos de Cómputo
- Libro de Registro de la Publicación de la Página Web y SECOP
- Registro de Soportey Atención al Usuario
- Registro de Mantenimientoy Actualización de Software
- Lista Inspección de Aseo Baños
- Lista Inspección Aseo Oficinas
- Lista Inspección Aseo Áreas Comunes y Comedor
- Lista de Chequeo Infraestructura por Área
- Registro Solicitud de Mantenimiento
- Inventario de Bienes e Insumos Suministrados a Funcionarios
- Registro Seguimiento Mejoras Infraestructura
9. Mapa de riesgos
10. Matriz Control de Modificación de Formatos
Proceso de Gestión Documental
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Ficha Recepción de documentos enviados al Archivo General de la Corporación para su Organización
- Ficha Oficios de Correspondencia Enviada a Nivel Local y Nacional
- Ficha Entrega y Devolución de Documentos a la Oficina de Archivo y Correspondencia
3. Listado maestro de documentos internos
4. Listado maestro de documentos externos
5. Procedimientos
- Procedimiento para la Distribución y Recepción de la Correspondencia Generada por la Corporación
- Procedimiento para la solicitud y prestamo de Documentos al archivo Central
- Procedimiento para la Codificación y Archivo de la Documentación
- Procedimiento de Recepcion de Correspondencia
4. Formatos
- Registro de Correspondencia Enviada por Correo
- Registro Consecutivo Númerico
- Planilla Diaria Correspondencia Enviada
- Registro Correspondencia Recibida en Recepción
- Registro de llamadas Nacionales
6. Matriz Control de Registros
7. Matriz de Comunicaciones
8. Matriz Control de Modificaciones de Formatos
Proceso de Gestión Contable y Financiera
1. Caracterización
2. Fichas evaluativas de indicadores
- Cumplimiento Causación Ordenes dePago
- Rotación deCartera
- Ejecución PresupuestalGasto
- Ejecución Presupuestal Ingreso
3. PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTO
- Procedimiento de Disponibilidad Presupuestal
- Procedimiento de Registro Presupuestal
- Procedimiento de Reservas Presupuestales
- Procedimientos para el Tramite de Pago de Cuentas
- Procedimiento para la Preparación Proyecto de Presupuesto
- Procedimiento para las modificaciones presupuestales
CONTABILIDAD
- ProcedimientoAtención de Requerimientos DIAN
- Procedimiento Causación Obligaciones
- Procedimiento de Conciliación Bancaria
- Procedimiento entre Conciliación entre Cartera y Contabilidad
- Procedimiento para el Reporte de Deudores Morosos
- Procedimiento para la elaboración y presentación de declaraciones tributarias
- Procedimiento para la Elaboración de los Estados Financieros
- Procedimiento Conciliación entre Almacén y Contabilidad
- Procedimiento de Operaciones Reciprocas
- Procedimiento para Saneamiento Contable
- Procedimiento para Provisiones Contables
TESORERIA
- Procedimiento de Conciliación entre Facturación y Tesoreria
- Procedimiento de Revisión y Cancelación de Ordenes de Pago
- Procedimiento Consignación de Ingresos
- Procedimiento de Apertura y Manejo de Cuenta Bancaria
- Procedimiento para Elaboración y Pago del SINA
- Procedimiento para Reclamos de Cheques Devueltos
- Procedimiento para el Manejo de la Seguridad en el Área
- Procedimiento para el Manejo de la Caja Menor
FACTURACION
COBRO COACTIVO
4. Matriz de Control de Registros
5. Mapa de Riesgos
6. Listado Maestro de Documentos Internos
7. Listado Maestro de Documentos Externos
8. Matriz de Comunicaciones
9. Matriz Control de Modificaciones de Formatos
10. Formatos
- Registro de Correspondencia Interna Enviada
- Registro de Relación de Documentos Recibidos a Facturación
- Registro de Facturas de Ventas Emitidas
- Relación Ordenes de Pago Tesorería
- Registro Ordenes de Pago para Contabilidad y/o Tesorería
- Registro de Control de Disponibilidad Presupuestal, Ordenes y Contratos
- Registro Relación de Ingresos Recibidos en Tesorería
- Envío de Correspondencia a Archivo
Proceso de Evaluación y control
1. Caracterización
2. Matriz de Comunicaciones
3. Procedimientos1
|
- Procedimiento Auditorias de Control Interno
- Procedimiento Administración de Riesgos
- Procedimiento de Autoevaluacion de la Gestión
- Procedimiento de Autoevaluación del Control
- Procedimiento de Evaluación Gestión por Dependencias
4. Listado Maestro de Documentos Interno
5. Listado Maestro de Documentos Externos
6. Mapa de Riesgo
7. Matriz Control de Registros
8. Matriz Control de Modificación de Formatos
9. Fichas Evaluativas de Indicadores
- Indicador de Entrega Oportuna de Informes a Entes Externos
- Indicador Cumplimiento al Programa de Auditoría
- Indicador Seguimiento al Plan de Mejoramiento
